外贸管理软件已经越来越普遍，很多企业都曾经使用或正在使用中，但是经常听企业说，外贸软件不好用，很麻烦之类的话语，有的宁愿用免费的邮箱，觉得比较稳定。

       外贸管理软件的使用情况确实存在着很多问题，这对企业成功实施管理软件造成了一定的影响，而且，在我国，管理软件实施成功率很低，和这个也有一定原因。

       其实，掌握一些正确使用外贸管理软件的方法，会有利于管理软件在企业的顺利实施。想要正确的使用外贸管理软件，首先，企业要有一个正确的认识，那就是，软件只是一个工具，再好的软件，不是什么都可以帮你解决的，有的人认为，管理软件什么都可以解决，我只要动动手指，客户就会源源不断的来，这是一个误区，即使上了管理软件，还需要企业和业务员发动主观动性来使用软件，将软件的作用发挥到最大，才能真正体现软件的价值，所以，在抱怨软件没有起到作用时，先反省一下，自己的工作是否做到位了，开发信是否写得得体，客户维护是否及时等。

       在正确认识了管理软件之后，接下来，要适应管理软件。很多人都表示，管理软件非常复杂，很麻烦，觉得不好用。

       其实，软件也是人做出来的，对于行业性的软件，就比如说外贸管理软件，跟外贸业务都是紧紧相连的，里面包含了外贸行业的很多方面，其类目、设置都非常复杂，所以，在操作时，经常会出错。但是，软件上的东西，都有他存在的必要。这其实，行业内都是如此，这是现状，所以外贸人要适应这种现状，适应软件。

       了解软件的架构，努力学习软件的知识与内容，会让你在使用中更加娴熟。

       正确使用软件的第三步，是利用管理软件，实现工作效益最大化。管理软件只是一个工具，想要运用这个工具发挥最大的作用，才是企业的目的。

       在熟悉适应了管理软件之后，根据管理软件的功能来提高工作效率。比如说，邮件管理，优化邮件的发送时间和内容；客户管理，找准时机维护客户，开发客户等等；根据管理软件里的数据分析来研究市场等等。这些都是利用管理软件完善工作的例子。正确的利用管理软件将工作做得更快更好才是企业的最终目的。

       这三步就是正确运用管理软件，首先了解管理软件，定位管理软件的意义，然后适应管理软件，最后，根据管理软件的功能来完善工作，外贸企业，你做到了吗？